Bereits seit Anfang 2017 ist Microsoft Teams Teil der Office 365 Business Familie und schon ab dem Business Premium Paket erhältlich. Nach anfänglichen Schwierigkeiten mausert sich die Collaboration Allzweckwaffe langsam aber sicher zu einem echten Flaggschiff. In diesem Artikel möchten wir uns das Tool genauer anschauen und uns mit der Frage beschäftigen, ob es ein echter Gegner für Outlook, SharePoint und Co. werden, bzw. diese vollständig ersetzen kann.
Was ist Microsoft Teams?
Geboren als Pendant zu „Slack“, bietet Teams Bestandteile der gesamten Office 365 Palette und stellt – ähnlich wie SharePoint – virtuelle Arbeitsräume bereit. Nicht ganz so ausführlich, dafür jedoch mit deutlich weniger administrativem Aufwand. So lässt sich durch den Benutzer binnen Sekunden ein neues „Team“, also ein virtueller Arbeitsraum erstellen, in dem digitale Arbeitsprozesse, beispielsweise eines Projektes, gebündelt werden.
Dank der Integration sämtlicher Office 365-Tools sowie einiger 3rd-Party-Tools (Youtube, Mindmeister, Adobe Creative Cloud uvm.) können die Mitglieder des Teams parallel an Excel-Listen, Word-Dokumenten oder beispielsweise OneNote-Notizen arbeiten und mittels Chatfunktion oder Audio-/Videokonferenzen entweder in der Gruppe oder auch im Einzel kommunizieren. Charmant hier: Sämtliche schriftliche Kommunikation innerhalb eines Teams/Projekts wird gespeichert und ist so immer und überall projektspezifisch abrufbar.
Im Folgenden stellen wir Microsoft Teams den drei O365 Applikationen Outlook, SharePoint und Skype for Business gegenüber.
Bitte beachten: Für die Gegenüberstellung verwenden wir die Präposition „versus“. Dies soll keinen Wettbewerb suggerieren, da der Grundgedanke hinter Teams ist, genau diese Applikationen (und noch viele mehr) in einem zu bündeln. Dennoch lohnt sich ein Vergleich, da nicht alle Funktionen „1 zu 1“ übernommen wurden:
Teams vs. Outlook
Um es direkt vorwegzunehmen: Teams ist kein Email Client und möchte es auch nicht sein. Und gerade das ist der Clou. Die einzelnen Kanäle innerhalb der Teams erhalten automatisch eine eigene Emailadresse, allerdings nur, um von außen „Input“ in den Arbeitsraum zu bringen. Sämtliche weitere Kommunikation bzgl. dieser Email findet als Chatdiskussion statt. So spart man sich riesige Verteiler und lange Email-Konversationen. An dieser Stelle ist der Pragmatismus tatsächlich ein großer Vorteil. Outlook ist in diesem Falle schon fast zu komplex, ist eine projektbezogene Sortierung zwar möglich, jedoch teilweise recht umständlich.
Der eigene Outlook Kalender wird unter Bezeichnung „Besprechungen“ in Teams angezeigt, bietet jedoch deutlich weniger Funktionen. In diesem Falle steckt die Idee dahinter, einen schnellen Überblick über seinen Kalender zu erhalten, um projektbezogene Besprechungen zu planen und zu organisieren. Teams-Besprechungen sind folglich die einzige Art von Kalendereinträgen, die sich erstellen lassen.
Teams vs. SharePoint
Wie bereits angedeutet, stellen beide Tools einen digitalen Arbeitsraum zur Verfügung, sodass beispielsweise parallel an Dokumenten gearbeitet werden kann. SharePoint bietet natürlich noch sehr viel mehr, kann zusätzlich als CMS, soziales Netzwerk oder Intranet eingesetzt werden. Teams möchte auch hier nicht direkt konkurrieren, legt es seinen Schwerpunkt doch stark auf die virtuelle Zusammenarbeit. In diesem Punkt hat Teams einen großen Vorteil gegenüber Sharepoint – Die Integration von Skype for Business Funktionen…
Teams vs. Skype for Business
Skype for Business wurde bereits durch Microsoft offiziell abgekündigt und soll durch Teams ersetzt werden. Spätestens an diesem Punkt kommen wir als Power-Skype-User mittelfristig nicht an Teams vorbei, ist an dieser Stelle allerdings auch wieder eher Vor- als Nachteil – sieht man Teams als „besseres“ Skype. Nicht alle Skype-Funktionen sind bereits in Teams integriert, so fehlt z.B. noch die Rückruffunktion bei der Einwahl in eine Konferenz. Skype und Teams sind interoperabel – wer noch Skype for Business nutzt, MUSS noch nicht, sollte es sich allerdings auf jeden Fall schon einmal näher anschauen, da Microsoft die Applikation Skype for Business Online seit Ende 2018 nicht mehr in den neu bezogenen Tenants mit ausrollt. Es ist also nur noch eine Frage der Zeit, bis Skype for Business endgültig Geschichte ist.
Wie fast jedes Office365 Tool ist auch Teams als App für iOS und Android erhältlich, jedoch in einer etwas abgespeckteren Version. So lassen sich mit dem iPad beispielsweise (noch) keine Youtube Videos oder andere 3rd-Party-Tools integrieren, jedoch abrufen.
Zusätzlich interessant: Auch außerhalb der eigenen Organisation kann in einem Team gearbeitet werden. Externe benötigen lediglich einen eigenen O365 Tenant und können mittels Mailadresse einfach in ein Team eingeladen werden.
Fazit
Die Arbeit mit Teams erfordert ein Umdenken und eine Restrukturierung der internen Prozesse. Gerade, wer noch das klassische „Office 2013-Denken“ hat, wird an der ein oder anderen Stelle verdutzt schauen. Langfristig lässt es uns jedoch deutlich effizienter zusammen arbeiten.
Auch wenn das Tool die Collaboration- und Kommunikationsmonster Outlook und SharePoint nicht ersetzen kann (und möchte), ist es nur eine Frage der Zeit, bis es sich peut-a-peut zu einem starken All-in-One-Tool entwickelt. Ein Blick sollte unbedingt heute schon darauf geworfen werden – früher oder später wird es sich zum Standard etablieren.
