Ein Handwerksbetrieb im Bereich Sanitär, Heizungs- und Klimatechnik mit 30 Mitarbeitern sucht eine kostengünstige Lösung zur zentralen und einfachen Dokumentation ihrer Geschäftsprozesse.

Zeitraum:

Juni 2024

Geleistete Personentage:

1 PT

Projekt:

Der Kunde dokumentiert Prozesse aktuell mit Word-Dokumenten auf dem Fileserver. Ebenso liegt nur teilweise die IT-Dokumentation in Form von OneNote-Notizen vor. Der Abruf der Daten benötigt aktuell einen Client, welcher Zugriff auf den Fileserver hat und über eine Installation von Office.
Um den Nutzerkreis für die Dokumentation zu erhöhen, soll eine webbasierte Lösung implementiert werden, welche auch Flussdiagramme darstellen kann.

Der Kunde nutzt eine auf Hyper-V basierte Virtualisierungsumgebung und über aktuelle Windows 10-Clients, verwaltet in einer Active Direcory-Domäne.

Ein Teil der Dokumentationen soll ohne Beschränkung gesichtet werden können, kritische Bereiche (IT-Dokumentation, Konfigurationsdokumentation der Alarmanlage/Videoüberwachung) nur nach Anmeldung für einen bestimmten Personenkreis.

Wir empfehlen dem Kunden die OpenSource-Lösung BookStack (unsere Bewertung von BookStack) welche auf Basis von MIT lizenziert ist und daher weitreichende Nutzungs- und Änderungsrechte einräumt. Für die Software müssen keine Lizenzgebühren abgegeben werden. Der Entwickler ermöglicht aber den Einkauf von Supportplänen.

BookStack soll über das Active Directory (LDAP) authentifiziert werden. Über Active Directory-Gruppen sollen die Berechtigungen auf die „Regale“ bzw. Bücher vergeben werden.

Für die Anleitungen werden Vorlagen bereitgestellt, welche angelehnt an Service Management-Prozesse eine Management Summay-Box am Kopf enthalten.

Über die Integration von diagramms.net bzw. draw.io innerhalb BookStack kann die Anforderung der Visualierung der Prozessabläufe über Flussdiagramme direkt im Browser dargestellt werden. Zusätzliche Software ist daher nicht notwendig.

Über die Suche können die gewünschten Inhalte dann schnell gefunden werden.

Die Veränderungen an den Dokumenten werden als Version innerhalb BookStack zwischengespeichert und ermöglicht darüberhinaus einen Vergleich der Änderungen, sodass hier auch ungewollte Anpassungen korrigiert werden können.

Über die Kommentar-Funktion können Diskussionen um den Inhalt der Seiten geführt werden. Die neuen Kommentare lassen sich via E-Mail zustellen an den Autor oder Abonnenten der Seite zustellen.

Herausforderungen:

• Erstellung eines Skripts für die regelmäßige Vererbung der Rechte von den Regalen auf die Bücher bzw. Seiten