Die Gemeinschaftspraxis für Innere Medizin und Gastroenterologie – Dres. Schönfelder/Göbel/Pape/Nolden/Keunecke in Bonn betreut Patienten umfassend mit eigenem Labor und aktuellster Medizintechnik. Die modernen Praxisräume bieten eine sehr freundliche Atmosphäre und einen hohen Wohlfühlfaktor. Der Mittelpunkt der Praxisgemeinschaft ist ganz klar der Patient, welcher zu jedem Zeitpunkt im Mittelpunkt steht.

Website: https://www.arzt-bonn.de/

Zeitraum:
November 2018 – Dezember 2018

Geleistete Personentage:
7 PT

Projekt:
Aufgrund einiger Beschränkungen der technischen Flexibilität und der aufwendigen Verwaltung der bestehenden CloudPBX-Lösung, wurde eine alternative Lösung evaluiert. Da die Praxis über ausreichende Serverressourcen verfügt, sollte eine virtualisierte PBX-Lösung beschafft werden. Gleichzeitig sollten die Endgeräte-Modelle standardisiert werden sowie bestehende Heimarbeitsplätze weiterhin betrieben werden können.
Bedingt durch die fehlende Konfigurationsdokumentation der Bestandsanlage mussten die Callflows und TK-Features ermittelt werden und – sofern sinnvoll – auf die neue Anlage übertragen werden.

Technische Anforderungen an die Lösung waren:

• Analyse der bestehenden CloudPBX
• Anbindung der externen IP-Telefone (STUN/DIRECT)
• Übernahme der Callflows in die neue PBX
• Übernahme des bestehenden Enterprise-Telefonbuchs
• Portierung des SIP-Trunks
• Geringe Downtime
• Sicherer Zugriff auf definierte Unternehmensressourcen durch Hinzunahme eines weiteren Authentifizierungsfaktors
• 30 Nebenstellen

Technisches Umfeld:

• Hyper-V
• 3CX CloudPBX
• centraFlex tango
• Yealink IP Phones
• Yealink DECT IP Phones
• Patton ATA

Da Arztpraxen im Dezember erfahrungs- und naturgemäß sehr stark frequentiert sind, sollte die Umstellung möglichst ohne Auswirkungen auf den laufenden Betrieb durchgeführt werden.

Aufgrund der fehlenden Dokumentation der Bestandsanlage und der Endgerätekonfiguration, war diese zunächst ausführlich zu analysieren.
Die ermittelten Parameter wurden gemeinsam mit dem Kunden hinsichtlich der Aktualität besprochen und die Zielkonfiguration definiert.
Hierbei fielen gebuchte Funktionen auf, die seit Langem nicht mehr genutzt werden bzw. nie verwendet wurden. Neben den Features der neuen Telefonanlage stellte excITe Consulting die möglichen Konfigurationsszenarien der 3CX Cloud PBX vor und erläuterte deren Vor- und Nachteile. Besonders interessant waren die flexiblen Möglichkeiten der 3CX App und der 3CX Web App, mit der ohne spezielle Endgeräte telefoniert werden kann.

In Absprache mit dem IT-Betriebsteam wurde eine neue virtuelle Maschine für die 3CX-Instanz installiert und die Firewall-Regeln definiert.
Die 3CX Cloud PBX wurde grundinstalliert und verschiedene Nebenstellen für die Testszenarien angeschlossen.
Parallel wurde der SIP-Trunk auf Basis der Parameter der Praxis bestellt und in der 3CX PBX konfiguriert. Die Callflows (Digitale Assistenten, Telefonwarteschlangen) wurden eingerichtet und mit dem SIP-Trunk getestet. Die Telefon-Templates für die internen und externen Telefone wurden gemäß der abgestimmten Vorgaben vorbereitet (u.a. RTP-Verschlüsselung, NTP, Kurzwahltasten).

Zum Umstellungstermin wurden bestehende aktuelle und neue IP-Telefone zurückgesetzt und für die neue Anlage provisioniert.
Im Abstimmung mit dem Provider wurde der Trunk aktiv geschaltet und der ATA-Adapter für die Faxendgeräte konfiguriert.
Die externen IP-Telefone wurden von den Mitarbeitern am Umstellungstag mitgebracht und vor Ort für die neue Anlage provisioniert.

Unmittelbar nach der Umstellung wurden die Praxis-Mitarbeiter hinsichtlich Handhabung der Telefone und der Anlage geschult. excITe Consulting stand vor Ort für Fragen oder bei noch vorhandenen Schwierigkeiten in der Handhabung bzw. bei der Anpassung der Konfiguration zur Verfügung.

Um nicht regelmäßige Konfigurationen eigenständig vornehmen zu können (z. B. Telefonbucheinträge), wurden entsprechende Tutorials erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt.

Herausforderungen:

• Firewall-Konfiguration für die externen Nebenstellen
• Abstimmung der Trunk-Migration mit dem Provider
• Analyse der Bestandsanlage